Расходы по найму сотрудников

Все организации время от времени ищут новых работников. Иногда они делают это сами, иногда обращаются в кадровые агентства. При этом у бухгалтеров нередко возникают вопросы. Например, в какой момент можно списать затраты на поиск сотрудников? Облагаются ли налогом на рекламу публикации о вакансиях? Об этом вы узнаете из нашей статьи.

Если у предприятия появляется необходимость в новых сотрудниках, то подобрать персонал можно несколькими способами. Например, можно обратиться в кадровое агентство и поручить ему найти кандидатов на замещение свободной вакансии. Или же организация может искать работников самостоятельно.

В бухгалтерском учете затраты организации по найму сотрудников относятся к управленческим расходам. Поэтому производственным предприятиям следует их учитывать на счете 26 "Общехозяйственные расходы". Торговые организации будут отражать такие затраты на счете 44 "Расходы на продажу".

В налоговом учете расходы по найму сотрудников относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. На это указано в подпункте 8 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Суммы НДС, уплаченные в составе расходов по набору персонала, можно принять к налоговому вычету. Для этого организация должна иметь счет - фактуру и документы, подтверждающие перечисление этого налога фирме, которая оказывает услуги, связанные с поиском персонала. Это следует из статей 171 и 172 НК РФ.

Поиск сотрудников через кадровое агентство

Чтобы найти подходящих сотрудников через кадровое агентство, необходимо заключить договор на подбор персонала. По условиям договора агентство обязуется представить работодателю кандидатов на определенную должность. Организация заполняет бланк заявки, где указываются требования, которым должен отвечать кандидат (пол, возраст, стаж, знание иностранных языков и т. д.). Обычно такая заявка оформляется как приложение к договору.

Очень важно указать в договоре момент, когда услуга считается оказанной. От этого будет зависеть, когда организация сможет отразить затраты на услуги кадрового агентства в бухгалтерском и налоговом учете.

Обычно агентство считает свои обязательства выполненными с того момента, как работодатель утвердит представленного кандидата и согласует с ним сроки выхода на работу. В некоторых случаях услуги считаются оказанными в тот момент, когда сотрудник выходит на работу. Иногда признать затраты организация сможет только после того, как сотрудник проработал в должности некоторое время. Все зависит от того, какие условия установлены в договоре между организацией и кадровым агентством.

При этом нужно иметь в виду, что отражение затрат в налоговом учете также зависит от метода учета доходов и расходов, который использует предприятие. Если организация применяет метод начисления, то момент отражения затрат в налоговом и в бухгалтерском учете будет совпадать. При использовании кассового метода расходы на подбор новых сотрудников отражаются в налоговом учете только в момент их оплаты.

Пример 1:

ООО "Меркурий" заключило 25 сентября 2002 года договор с кадровым агентством. Согласно этому договору агентство должно подобрать для организации сотрудника на должность главного бухгалтера. По условиям договора услуга считается оказанной после выхода кандидата на работу.

Стоимость услуг кадрового агентства составляет 6000 рублей, в том числе НДС - 1000 рублей.

Агентство нашло предприятию несколько кандидатов, один из которых устроил работодателя. Этот человек приступил к исполнению своих обязанностей 1 октября 2002 года. В этот же день был подписан акт выполненных работ.

"Меркурий" оплатил услуги кадрового агентства 2 октября 2002 года.

Организация отражает расходы в налоговом учете по методу начисления, авансовые платежи по налогу на прибыль она перечисляет ежеквартально.

В бухгалтерском учете организация сделает следующие записи:

1 октября

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60

- 5000 рублей (6000 - 1000) - учтены затраты на оплату услуг кадрового агентства;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

- 1000 рублей - учтен НДС по услугам кадрового агентства;

2 октября

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

- 6000 рублей - погашена задолженность перед кадровым агентством за подбор кандидата на должность главного бухгалтера;

ДЕБЕТ 68 субсчет "Расчеты по НДС" КРЕДИТ 19

- 1000 рублей - предъявлен к налоговому вычету НДС.

В налоговом учете расходы на оплату услуг кадрового агентства организация отразит в день подписания акта о выполненных работах. Таким образом, эти затраты будут учтены в составе расходов IV квартала 2002 года.

Многие агентства стараются привлечь работодателей льготными условиями оплаты услуг по подбору кадров и различными гарантиями. Например, в договоре отдельно оговаривается, что, если подобранный кандидат увольняется или его увольняют в течение испытательного срока, агентство обязуется бесплатно подобрать еще одного кандидата на эту должность. Или кадровое агентство обязуется в случае увольнения работника в течение испытательного срока вернуть часть полученного вознаграждения.

Напомним, что организации вправе принимать на работу специалистов с испытательным сроком. На это указано в статье 57 Трудового кодекса РФ. Испытательный срок необходим для проверки деловых качеств кандидата. Но срок испытания не может продолжаться более 3 - х месяцев. Это установлено в статье 70 Трудового кодекса РФ.

Если работник не соответствует занимаемой должности, то организация увольняет кандидата как не прошедшего испытательный срок. Кадровое агентство в этом случае может вернуть предприятию деньги, перечисленные ранее за его услуги.

При этом организация должна скорректировать состав затрат на суммы, которые вернуло агентство. Уменьшить сумму расходов следует как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Сумму НДС, ранее принятую к налоговому вычету, придется восстановить и заплатить в бюджет в том отчетном периоде, когда был уволен кандидат.

Пример 2:

Воспользуемся условиями примера 1.

Предположим, что главный бухгалтер не прошел испытательный срок и был уволен 30 октября 2002 года. От услуг агентства по бесплатному подбору нового кандидата организация отказалась. Агентство вернуло "Меркурию" деньги 3 ноября 2002 года.

В бухгалтерском учете организации были сделаны следующие записи:

30 октября

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60

- 5000 рублей - сторнированы расходы по подбору кандидата на должность главного бухгалтера;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

- 1000 рублей - сторнирована сумма НДС;

ДЕБЕТ 68 субсчет "Расчеты по НДС" КРЕДИТ 19

- 1000 рублей - сторнирована сумма НДС, предъявленная к налоговому вычету;

ДЕБЕТ 76 субсчет "Расчеты по претензиям" КРЕДИТ 60

- 6000 рублей - отражена сумма задолженности кадрового агентства;

3 ноября

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 76 субсчет "Расчеты по претензиям"

- 6000 рублей - возвращена сумма оплаты от кадрового агентства.

В налоговом учете сумма расходов IV квартала будет уменьшена на 5000 рублей.

Самостоятельный поиск сотрудников

При самостоятельном поиске сотрудников основным расходом организации является плата за размещение информационных объявлений об имеющейся вакансии. Так, предприятие может разместить тексты с предложениями о трудоустройстве в СМИ или на специальных сайтах в Интернете.

При этом возникает вопрос, являются ли подобные объявления материалами рекламного характера и облагается ли их стоимость налогом на рекламу.

Напомним, что реклама - это информация о предприятии, которая формирует или поддерживает к нему интерес и способствует реализации его товаров, идей и начинаний. На это указано в статье 2 Федерального закона от 18.07.95 N 108 - ФЗ "О рекламе". В объявлениях о трудоустройстве содержатся информация об имеющейся вакансии (должность, оклад, профиль деятельности предприятия) и требования к кандидатам. Очевидно, что такое объявление является чисто информационным и не содержит материалов рекламного характера.

Обратим внимание, что в акте выполненных работ и в счете - фактуре, которые вам выдадут, должно быть указано, что публикуется объявление с предложением о трудоустройстве. Тогда налоговики не смогут предъявить вам претензий и доначислить налог на рекламу. Если все же такая информация не указана, предъявите налоговикам издание (газету, журнал и т. д.), в котором опубликован текст вашего объявления.

Пример 3:

Расходы ЗАО "Венера" на публикацию объявления о наличии вакансий составили 3600 рублей, в том числе НДС - 600 рублей. Организация сделала предоплату издательству в размере 100 процентов. В течение пяти дней со дня выхода объявления в газете организация получила акт выполненных работ и счет - фактуру.

В бухгалтерском учете организация сделала следующие записи:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

- 3600 рублей - перечислена предоплата за публикацию объявления о вакансии;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60

- 3000 рублей - отражены расходы на публикацию объявления в день выхода газеты;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

Расходы по найму сотрудников

Реклама

Популярные статьи